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提升合规效率 把握贸易新方向
[字号: ] 2019-07-09    阅读次数:404

如今国内外法律越来越健全,对企业的合规意识要求也越来越高。企业需要在合规方面投入更多以满足国内的监管要求。在日前举办的国际法务大会上,欧文斯科宁公司亚太区法律和政府事务副总裁邬琳玲表示,学会提升合规效率是每个出海企业的必修课。

如何有效管理项目公司的风险是企业合规的重要任务之一。在规范化上,集团可以通过制定不同的标准指引,确保项目公司在执行层面上有据可依。同时,也可借助科技的力量,通过工具来执行流程,比如法务管理系统、风险雷达等等,不仅减少了管理上的人力成本,还能提高管理效率。协鑫(集团)控股有限公司首席法律顾问吴思军介绍说,协鑫集团法务部门以往每年年底会做内部大检查,检查规章制度的执行情况、合同管理情况是否合规,所以年底时法务团队特别忙碌。在引进了法务管理系统后,所有合同都必须经过系统才可以获得相应的编号并进入审批流程,方便查找,这大大减少了人力成本,同时还能积累大数据便于后续的分析工作,并作为合规培训素材的线上分享平台。除此之外,企业还通过资源计划(ERP)系统来管理招投标和采购等。

邬琳玲表示,欧文斯科宁公司在采购外部产品和满足内部需求方面都开发了相应的合规工具。此外,还会用到一些与业务风险相关的工具,比如World-Check

对医疗健康企业而言,核查活动和费用的真实性是合规的一项重要日常工作。雅培公司大中华区法律总顾问邵明表示,以举办相关会议支出为例,以往常规做法是公司安排一名合规人员到会议现场临检,去核实活动的真实性和具体情况。近段时间,企业会通过一些电子和网络工具,配合系统和平台,由员工完成相关操作后(如参加活动时候,可以通过移动端打卡定位、拍摄活动照片),来证实活动真实性和细节内容。

汇业律师事务所高级合伙人郭青红认为,与欧美跨国企业合规管理垂直汇报的方式不同,我国大企业的合规管理宜采取双线汇报制度,在集团合规委员会的统筹领导下,确定子公司年度合规管理计划、年度合规报告、重大合规风险报备机制,既方便集团总部合规管理牵头部门对子公司合规管理提供指导,也有利于高效掌握子公司的合规状况。

企业应加强合规考核评价,强化合规管理信息化建设,建立专业化、高素质的合规管理队伍,重视合规培训,培育合规文化,建立合规报告制度,为合规管理体系的有效运行提供机能保障与支持。同时,企业可使用信息化手段优化管理流程,记录和保存相关信息,运用大数据等信息工具开展实时在线监控和风险分析,实现信息集成与共享。一名德勤中国市场分析师告诉本报记者,除上述信息工具外,制度化、常态化的培训机制也可利用信息化手段达成,尤其是海外业务丰富、分支机构复杂、管理团队多样的中央企业,利用在线培训系统/平台能够实现培训内容统一、培训参与度可跟踪、培训效果可考核、培训成本较低的目标。

南开大学中国公司治理研究院院长李维安提醒企业,在提升合规效率的同时,应采用系统性方法评估合规制定执行的有效性。

有效性的定期评估是确保合规制度完整和成功的关键。企业合规评价机制可以采取多种形式,包括监测、审计、自我评估、独立评估和其他制度。李维安认为,企业董事会应了解一些与合规制度有效性相关的指标,而不仅仅限于对于合规活动的计量。与风险评估及业务范围相联系的指标包括:颁布或修订政策的数量;通过反海外腐败法预审程序已经被获准接受或者拒绝往来的第三方机构数量;来自管理层的合规信息,如针对合规问题召开的员工会议或大会的数量;审计建议的执行跟踪;纪检工作的统计;员工投诉和提出的合规问题;与合规相关的培训数量。


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